Nástroj pro správu a vedení tenderů

U projektu Einhell Tender Tool nebylo cílem pouhé převedení Excelu do webové aplikace, i když by se to na první pohled mohlo zdát. Einhell potřeboval získat větší kontrolu nad celým tenderovým procesem – od nabídek dodavatelů přes vyjednávání až po práci s konkrétními složkami ceny. Právě v tom podle mě vznikla největší přidaná hodnota celého řešení.

Kryštof Brzák projektový manažer MEMOS Software

nástroj pro správu tenderů automatizace komunikace vylepšení vyjednávací pozice logistika méně ruční práce v Excelu

Kontext projektu

Einhell řeší desítky logistických tenderů ročně. V praxi to znamená velké množství tras, dodavatelů, cenových položek, časových období a dalších proměnných.

Původně se velká část procesu odehrávala v Excelu. Nabídky se posílaly mezi jednotlivými dodavateli, vyplňovaly se rozsáhlé tabulky a celý proces byl náročný na kontrolu i vyhodnocení.

U jednoduchého nákupu by to možná stačilo. U mezinárodní přepravy, kde se kombinuje námořní i pozemní logistika, ceny kontejnerů, přístavní poplatky, trasy, termíny a cenové indexy, už Excel rychle naráží na limity.

Problém: málo kontroly nad vyjednáváním

Nešlo jen o to, že práce v Excelu byla zdlouhavá. Hlavní problém byl v kontrole nad celým vyjednávacím procesem.

Einhell potřeboval nástroj, ve kterém:

Dodavatelé vidí pouze své nabídky a relevantní části tenderu.
Administrátoři mají přehled o všech nabídkách.
Je možné vybírat užší okruh dodavatelů.
Lze pracovat s protinabídkami.
Dají se porovnávat konkrétní složky výsledné ceny.
Celý proces má jasnou strukturu od vypsání tenderu až po výběr dodavatele.

Jinými slovy: cílem nebylo jen „digitalizovat Excel“. Cílem bylo vytvořit nástroj, který firmě zlepší vyjednávací pozici.

Řešení: webová aplikace pro správu tenderů

MEMOS Software pro Einhell navrhl a vyvinul webovou aplikaci, která pokrývá celý tenderový proces.

Administrátor vytvoří nový tender, nastaví jeho parametry, definuje validitu, trasu, požadavky a okruh dodavatelů. Systém následně automaticky rozešle pozvánky vybraným providerům.

Dodavatelé se přihlásí do systému a vidí pouze svůj omezený pohled. Mohou vložit nabídku, ale nemají přístup k interním datům Einhellu ani nabídkám ostatních účastníků.

Einhell pak nabídky vyhodnocuje, zužuje okruh dodavatelů a vstupuje do vyjednávací fáze. Díky tomu se dá jednat nejen o celkové ceně, ale také o konkrétních položkách, které tvoří výslednou cenu.

Jak funguje Einhell Tender Tool?

Einhell vypíše nový tender na přepravu.

Administrátor nastaví podmínky, trasu, období a účastníky.

Dodavatelům se automaticky odešle e-mailová pozvánka do tenderu.

Provider se přihlásí do tenderu a vyplní nabídku.

Einhell porovná nabídky podle zadaných kritérií a vybere užší okruh dodavatelů.

Probíhá vyjednávání a úpravy konkrétních položek.

Einhell vybere finálního dodavatele.

Systém automaticky komunikuje důležité změny, například vyřazení z tenderu nebo jeho uzavření.

Chytrá práce s cenou: seafright index

Jednou z důležitých funkcí je práce se seafreight s indexem. Ten pomáhá zohlednit vývoj ceny námořní dopravy v čase.

V logistice často vznikají situace, kdy se cena vyjedná v jednom období, ale samotná přeprava probíhá později. Mezitím se může změnit cena kontejnerové přepravy, geopolitická situace, rizika, pojištění nebo další náklady.

Tender tool s tímto faktorem umí pracovat. Systém dokáže počítat s indexem pro konkrétní období a započítat ho do výsledné ceny. Zároveň lze simulovat různé scénáře a sledovat, jak by změna indexu ovlivnila celkovou cenu přepravy.

To z nástroje nedělá jen systém pro evidenci nabídek. Klient tím získá praktický nástroj pro efektivní rozhodování.

Hlavní přínosy pro Einhell Germany AB

Na konci vývoje stojí systém, který pomáhá zvládat tenderový proces přehledněji, kontrolovaněji a s větším dopadem na výslednou cenu.

Hlavní přínosy

Nahrazení roztříštěného excelového procesu
Lepší kontrola nad nabídkami dodavatelů
Přehlednější vyjednávací fáze
Možnost řešit konkrétní složky ceny
Automatizovaná komunikace s účastníky trendu
Omezené přístupy pro dodavatele
Lepší datový základ pro rozhodování
Možnost simulovat dopady změn cenového indexu
Potenciál pro další rozšíření do dalších logistických oblastí

Použité technologie

Aplikace stojí na moderním a spolehlivém technologickém základu. Přihlášení do aplikace je realizováno pomocí Keycloak, který zajišťuje bezpečnou správu přístupů. Výsledkem je spolehlivá a uživatelsky příjemná aplikace, která výrazně zjednodušuje a urychluje celý proces výběrových řešení logistických partnerů pro firmu Einhell.

.NET

MS SQL

Vuetify

Power BI

Před zavedením Tender Toolu jsme při tendrech na námořní přepravu řešili hodně ruční práce, neefektivní komunikaci přes e-mail a složité sjednocování nabídek od forwarderů. Nový nástroj nám dnes pomáhá tendery připravovat efektivněji, zapojit více forwarderů do jedné platformy a získat lepší přehled o doručených nabídkách.

Během projektu se ukázalo, jak důležité je jasně popsat každou funkci a udržet návaznost původního zadání. Spolupráci s MEMOS Software ale hodnotíme pozitivně. Oceňujeme jejich zkušenosti s vývojem online aplikací na míru a schopnost rychle pochopit naše potřeby.

Jonas Weber Teamlead Transportation Management | Einhell Germany AB

Galerie

Další případové studie

Software na míru pro velkoobchod s květinami

Webová aplikace

Nový systém pro řízení importu vozidel Subaru

Importérský systém

Informační systém pro Techniserv

Interní systém

KONTAKT

Сhcete dokonalé řešení
pro svou firmu?

Spojte se s námi

Věděli jste, že v průměru odpovídáme do 3 hodin?

Víte, že se nebojíme žádných výzev?

Víte, že u nás každý den proteče 5-10 litrů kafe?

Stránky a aplikace využívají cookies.

Cookies jsou soubory, které se ukládají ve vašem zařízení při načtení webové stránky, díky nim můžeme snadněji identifikovat způsob, jakým pracujete s webovými stránkami, vstřícněji s vámi komunikovat, odhalit podvodné chování nebo cílit marketingové aktivity. Typy cookies a podrobnější informace naleznete popsané níže, můžete si zde zvolit svou preferovanou variantu. Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo zrušit.