Výběrové řízení na dodavatele softwaru: Kde dělají zadavatelé chyby?

Faktor cena

Cena je první věc, na kterou zadavatelé výběrového řízení hledí. Většinou ale střílejí od boku bez přípravy a mají nereálné představy. Nejlevnější neznamená nejvýhodnější a v případě vývoje softwaru na míru cena výrazně ovlivňuje kvalitu a rozsah projektu.

Nejlevnější dodavatelé softwaru mnohdy fungují jako one-man-show. Jeden člověk dělá veškerou práci, případně řeší některé části subdodavatelsky. Velké firmy jim cenově nekonkurují, nicméně poskytnou zákazníkům vyšší komfort a na konci stojí fungující software.

Jak velkou váhu by měla mít cena projektu? Určitě ne 100 %. Z pozice vývojáře by měla mít cena váhu maximálně 50–60 % – ideálně 40–50 %. Důležité jsou i další faktory:

• Kvalita a reference softwarové firmy
• Termín dodání
• Dostačující funkce

Základ? Kvalitní vstupní analýza

Analýza firemního IT určuje směr, rozsah i reálný rozpočet projektu. Sladí očekávání zadavatele s tím, co je technologicky, časově i nákladově proveditelné. Kromě toho si díky ní zadavatelé ušetří i problémy během vývoje.

IT audit ukáže, co ve firmě funguje a jak. Odhalí případné nedostatky a poukáže na potřebné funkce nového softwaru. Na jejím základě dodavatel postaví kostru výběrového řízení včetně cenového rozsahu, požadovaných funkcí a reálného termínu dodání.

Definice obchodních cílů

Co si zadavatel od nového softwaru na míru slibuje? I s tím pomůže vstupní analýza projektu. Usadí totiž výběrové řízení do kontextu podnikání a současného stavu – jasně tím určí, proč firma potřebuje nový software a co by měl řešit.

Díky stanoveným cílům si navíc zadavatel zajistí nabídky, které dávají smysl. Vývojářské firmy nemíří naslepo, ale vědí (alespoň orientačně), co firma potřebuje a co si od možné spolupráce slibuje. Detaily si v případě potřeby zjistí samy.

Základní seznam funkcí

Popis požadovaných funkcí nemusí být technologicky detailní. Mnohem důležitější je srozumitelnost. Konkrétní požadavky na vývoj přeloží programátorům obchodní zástupce nebo projektový manažer.

Důležité je rozdělení na must-have a nice-to-have funkce. Díky tomu se odliší nejdůležitější vlastnosti softwaru (např. integrace nástrojů třetích stran) od těch, které „pouze“ zvýší uživatelský komfort (např. dark mode nebo notifikace na Slack).

Nejčastější přešlapy ve výběrovém řízení

Kde firmy při zadání výběrového řízení chybují? Drobných detailů nalezneme spoustu. V MEMOS Software se nejčastěji setkáme s těmito problémy.

• Přehnaně technické zadání – zadavatel sám vymýšlí, jak vývojáři funkce naprogramují, ale neřeší jejich význam.
• Všechny funkce jsou must-have – projekt se tím zbytečně prodraží, zadání bobtná a rozpadá se pod vlastní vahou.
• Chybí reálné scénáře – zadání vytvářejí manažeři bez reálné zkušenosti a zpětné vazby zaměstnanců, kteří konkrétní funkce využívají.

Kdo mi pomůže s výběrovým řízením?

Na českém trhu se nalézají konzultanti a IT partneři, kteří poskytují pomoc při zpracování výběrového řízení. V MEMOS Software nabízíme klientům vstupní analýzu projektu, díky čemuž získají nezávislý pohled na současný stav firemního softwaru.

Spolupracujeme také s agenturami, které se zaměřují na legislativní stránku věci. Díky tomu firmy vytvoří výběrové řízení na software na míru, které odpovídá všem legislativním požadavkům nutným pro získání dotace.