Naši spolupráci jsme zahájili podrobnou analýzou potřeb a postupů firmy. Vzhledem k rozsahu požadavků a specifikům automobilového trhu bylo nutné dopodrobna promyslet a prostudovat každý detail. Následně jsme přešli k samotnému agilnímu vývoj, který trval necelý rok. Systém jsme navrhli tak, aby byl co nejvíce intuitivní, umožňoval automatizovanou komunikaci s externími systémy a zároveň zcela nahradil roztříštěná řešení, která firma doposud používala. Výsledkem je robustní platforma, která zastřešuje kompletní proces importu a distribuce vozidel a přináší maximální efektivitu napříč všemi úrovněmi řízení.   Celý systém se skládá ze tří hlavních modulů – Nové vozy, Náhradní díly a Servis (garanční opravy). Každý z nich byl navržen s důrazem na požadavky importéra i jeho obchodních partnerů, přičemž klíčovým cílem bylo zjednodušit procesy, minimalizovat manuální práci a zlepšit koordinaci mezi jednotlivými subjekty v dodavatelském řetězci.    Modul „Nové vozy“  Sekci Nové vozy lze nejlépe přirovnat k pokročilému B2B e-shopu, který je navržen pro specifické potřeby dealerů Subaru v České republice. Dealeři zde mohou objednávat nová vozidla, která si dle přednastavených parametrů mohou konfigurovat podle přání svých zákazníků.    Samotný proces objednávání je navržen tak, aby byl maximálně intuitivní a zároveň umožňoval sledování celého průběhu – od zadání vozidla do výroby, přes jeho doručení do dealerské sítě až po prodej koncovému zákazníkovi. Díky integraci se systémem dopravce lze v reálném čase sledovat jednotlivé kroky logistiky, což dealerům i importérovi poskytuje přehled o stavu objednávek. Systém také obsahuje fakturační nástroje, které nejprve vytvoří návrh faktury na základě zvolené konfigurace a obchodního profilu konkrétního dealera a následně umožní vystavit fakturu dle konkrétních potřeb – pro platbu předem nebo nákup pomocí financování. Faktury se poté zcela automaticky zaúčtují do účetního systému, na který je aplikace napojena.  Kromě standardních objednávek systém zahrnuje i funkci burzy skladových vozidel. Tato sekce umožňuje dealerům odkupovat vozy ostatních dealerů v síti, čímž se optimalizuje proces distribuce a minimalizují skladové přebytky. Aplikace dále obsahuje modul pro management prodejních kampaní, kde importér nasazuje časově omezené slevy na konkrétní modely vozidel nebo konkrétní vozidla. Umožňuje zadat slevu na vozidlo v pevné částce nebo procentuálně, nebo přidat konkrétní náhradní díly za zvýhodněnou cenu k objednávkám vybraných vozidel.   Náhradní díly  Druhým klíčovým pilířem systému je modul Náhradní díly, který slouží jako plnohodnotné skladové a logistické hospodářství. Tato část systému pokrývá celý proces od objednání dílů, přes fakturaci, až po samotnou dodávku koncovému příjemci – dealerovi vozů. Důraz byl kladen na co největší efektivitu interních procesů, minimalizaci ručních zásahů a plynulé propojení s dalšími částmi „ekosystému“.   Velkou změnou bylo zavedení PDA čteček, které výrazně zrychlily a zpřesnily skladové operace. Systém je přímo napojený na externí sklad hlavního dodavatele, díky čemuž je možné pracovat s aktuálními daty o dostupnosti, pohybu i vyřizování objednávek v reálném čase. Díky těmto propojením má Carela i jednotliví dealeři přehled nad celým tokem náhradních dílů, od vstupu do systému až po naskladnění, rozdělení a doručení.  Zajímavou funkcí je napojení na bankovní systémy, které dealerům umožňuje objednávat náhradní díly formou financování. Tento model výrazně zjednodušuje řízení cashflow dealerů, protože odpadá potřeba okamžité platby importérovi. Carela je napojena pomocí živého rozhraní na systém banky, umožňuje tak v reálném čase zjistit aktuální limity pro financování zakázek konkrétních dealerů.  Garance  Poslední částí systému je modul Garanční opravy a servis, který úzce navazuje na předchozí dvě oblasti. Tento modul slouží jako centrální nástroj pro správu záručních událostí, servisních zásahů a dalších servisních procesů, které jsou nedílnou součástí role importéra.  Typickou situací, kterou modul řeší, je svolávací akce vyhlášená výrobcem – například kvůli vadné součástce u konkrétní série vozidel. V takovém případě importér informaci o akci zaeviduje a prostřednictvím systému ji předá jednotlivým dealerům. Ti následně podle instrukcí postupují při komunikaci se zákazníkem a zajišťují samotný servisní zásah. Jakmile zákazník dorazí do servisu, dealer zadá opravu do systému, objedná nebo doskladní potřebné díly a následně provede opravu. Všechny tyto kroky jsou sledovány a vyhodnocovány automatizovaně, včetně vyúčtování, které v rámci záručních oprav hradí buď importér, nebo přímo výrobce.   Modul je navržen tak, aby vyhovoval jak každodenním potřebám dealerů, tak formálním požadavkům výrobce, a zároveň umožňoval importérovi mít dokonalý přehled o všech záručních opravách, jejich průběhu a nákladech. 

Postupovali jsme dle osvědčeného postupu, který stojí na rychlé přípravě prototypu, díky kterému je možné průběžně komunikovat se zákazníkem a celý systém odladit podle jeho představ. Využili jsme zkušenosti s podnikovými ERP systémy, ale v případě OR Plus nebyl potřeba tak robustní systém jako u velkých firem. Základem nové aplikace je skladový, pokladní a objednávkový systém. Zajistili jsme licence pro platební terminály ČSOB, abychom umožnili plynulý prodej, ať už chce zákazník platit hotově, kartou nebo na základě faktury. Součástí aplikace jsou také inventury, reklamace, kontrola směny a snadný příjem a výdej zboží. Řešení využívá PDA zařízení, která zaměstnancům usnadňují příjem zboží, tisk štítků a zrychlují prodej. Nový systém také komunikuje s váhou a automaticky zpracovává ceny. Samozřejmě jsme umožnili pohodlné reportování a přípravu podkladů pro účetnictví.

Nový skladový a účetní systém, který jsme pro CZsystem vyvinuli, je navržený jako desktopová aplikace s jednoduchým uživatelským prostředím. Správa skladu je nyní skutečně intuitivní a mnohem přehlednější. Zaměstnanci mohou využívat například funkci automatické objednávky, která navrhuje doplňování stavu zásob, snadné reportování jednotlivých směn, zboží, či nastavování slev. Základním předpokladem bylo vytvoření nové logiky, která vylepšení umožní. Zboží jsme proto rozdělili do dvou skladů a při jeho přesunu tak už stačí pouze vystavit převodku. Do budoucna lze nový systém rozšiřovat i o další sklady. Vytvořili jsme také nový modul Inventury, díky kterému je kontrola zásob zboží mnohem rychlejší. Významnou roli hraje také integrace se čtečkami čárových kódů, díky které je mnohem plynulejší nejen inventarizace, ale i příjemka nového zboží. Stačí na čtečce načíst kód zboží a rovnou lze na prodejně vytisknout i štítek. Aplikace je totiž integrovaná i s tiskárnou. Kromě fyzických zařízení je systém propojený i s účetním programem POHODA a rejstříkem ARES. Díky tomu se faktury a dobropisy zapisují do účetnictví automaticky. Stejně tak se načítají a aktualizují údaje o zákaznících po vyplnění čísla IČO. Nezbytnou součástí systému je detailní nastavení uživatelských oprávnění. Zde lze nastavit, do kterých částí systému bude konkrétní zaměstnanec moci nahlížet či přímo upravovat data.