Konec roku a začátek roku je ideální čas pro změnu systémů. Řekneme vám proč

Změny v systému dělejte na konci roku

V MEMOS Software navrhujeme software na míru. Spousta výrobních ředitelů se na nás ale obrací s tím, že neví, kdy s implementací začít. Naše odpověď je jednoduchá – plánujte tak, aby na tom firma vydělala. Optimální je konec kalendářního roku. Klienti vyžadují vyčerpání zbytku rozpočtu, který lze využít na úpravy vedení projektu. Za pár týdnů se navíc budget nabije novými penězi, což umožňuje flexibilnější plánování.

Více kapacit i motivace…

Další důvod, proč inovovat řízení na přelomu roku, jsou kapacity. Ukončené projekty snižují pracovní vytížení členů v týmu a ti přistupují k novinkám otevřeněji, mají více času na testování a mohou chodit na školení bez narušení chodu firmy. Interní analýzy firem ukázaly, že lidé jsou na začátku roku motivovanější. Nový rok se tak hodí k nastavování nových cílů a rychlejší adaptaci zaměstnanců. Pozor ale na to, že dobrý výrobní ředitel plánuje i několik měsíců dopředu.

Důsledky provedených změn

Co přinášejí změny? V optimálním případě to je zlepšení efektivity a finanční přínos. Při nesprávné analýze se ale inovace obrátí proti projektu – například když neodpovídá již zaběhlému systému. Důsledkem úpravy vedení projektu by měla být lepší optimalizace procesů. S tím jdou ruku v ruce i další dílčí vlivy:

• Lepší alokace zdrojů – změny v systémech projektového řízení umožňují předelegování lidských i finančních zdrojů. Moderní nástroje umožňují detailní plánování a sledování kapacit, což snižuje riziko přetížení pracovních kapacit a rozpočtu.
• Úprava pracovních návyků – implementace nových postupů mění přístup k týmové práci. Přestože na začátku mohou novinky vyvolat napětí, v dlouhodobém měřítku vedou k větší flexibilitě, rychlejší reakci a spolupráci mezi odděleními.
• Posílení odpovědnosti – postupné přechod umožňuje vymezení odpovědnosti a sledování výkonu na úrovni jednotlivců i oddělení. To zvyšuje osobní odpovědnost a motivaci členů, kteří mají vymezenou pracovní agendu.

Změny s sebou přinášejí i ekonomické důsledky. V první fázi se vždy jedná o další náklady. Ty lze financovat ze zbytků rozpočtu na konci roku. Správně provedená implementace se ale nakonec projeví na vyšších ziscích a snížení rizik, což eliminuje pravděpodobné finanční ztráty v budoucnosti.

Tipy na implementaci změn v projektovém systému

Zkušení manažeři k úpravám přistupují jako k projektu samému a řídí je pomocí stejných nástrojů jako projekty pro jednotlivé klienty. Pochopitelně úměrně tomu, jak je konkrétní inovace obsáhlá. Klíčová je analýza potřeb. Nezřídka se stává, že výrobní ředitel stojí v opozici proti zbytku oddělení. Ti nejzkušenější ale pomocí analýzy vyhodnotí, zda novoty přinesou ovoce a posun ve vedení odprezentují klientovi.

Změny v projektových systémem fungují, pokud je uděláte dobře. Prvotní rozhodnutí stojí na termínu. Konec starého a začátek nového roku poskytují prostor pro implementace nových systémů. Ozvěte se nám a v MEMOSu posuneme vaše projekty na novou úroveň.