Inteligentní vytěžování faktur ušetří účetním
až třetinu práce

Zpět

Účetní tráví spoustu času ručním přepisováním faktur do systému, i když by svůj čas mohli využít mnohem efektivněji. Jan Králíček, který zastupuje REDQUE - nástroj pro vytěžování faktur pomocí umělé inteligence - se s tím nemůže smířit. Ptali jsme se, jak se daří naplňovat jeho vizi světa bez zbytečného papírování.

Předpokládám, že ve světě účetnictví není umělá inteligence příliš rozšířená. Mohl bys Redque stručně představit?

Jde o software, který automaticky vytěžuje data z faktur a zasílá je do účetních systémů. Pomáhá tak účetním s tou hlavní, stále se opakující činností, kterou je přepisování dat z tištěných faktur či PDF.

Automatizace firemních procesů je velký trend posledních let. Vědí firmy o možnosti automatického zpracování faktur nebo je stále nutná osvěta?

Osvěty není nikdy dost, ale aktuálně pociťuji, že se o digitalizaci a automatizaci firmy aktivně zajímají. Nejedná se jen o velké firmy a korporace, které nové trendy aktivně vyhledávají, ale i o menší nebo středně velké účetní kanceláře a firmy.

Existují nějaká data, kolik tak firmy dokážou ušetřit?

Na našich webových stránkách je kalkulačka, kam může návštěvník zadat počet měsíčně zpracovaných faktur a vyjde mu průměrná uspořená částka. Podle mých klientů jim přepsání dat z jedné faktury nejčastěji zabere od 30 vteřin až po 3 minuty. Když se budeme bavit o 1000 dokumentech, tak to může být v průměru 2000 minut měsíčně, což už je velká úspora. Je to vlastně 33 pracovních hodin, což už je skoro jeden pracovní týden. A s množstvím faktur ten poměr dál roste.

REDQUE - Inteligentní vytěžování faktur

Úspora samozřejmě není jen o tom, že bychom potřebovali ušetřit za účetní. Zaměstnanec díky tomu může odvádět jinou práci, která má vyšší přidanou hodnotu, takže uspořený čas může firmě přinést ještě vyšší výdělky. A pokud jde o účetní firmu, může přijmout další klienty a růst bez navyšování počtu zaměstnanců.

Takže automatizace zpracování dokumentů nepřináší pouze úsporu času, ale i vyšší zisky?  

Ano, je to tak. Uvedu příklad. Pokud má účetní firma 10 klientů na jednoho pracovníka, pak při úspoře 30 % jeho času, může přijmout 3 klienty navíc a zároveň zachovat počet zaměstnanců, a tedy i náklady na mzdy.

Jak vytěžování dat funguje?

Redque využívá nejprve technologii optického rozpoznávání znaků. Jednotlivé znaky, které jsou na faktuře, pak naše umělá inteligence zpracuje podle vzoru faktur, které jsme ji v minulosti učili rozpoznávat, a informace zapíše do zvolených polí v účetním systému. Než jsem začal pracovat pro Redque, tak jsem ani nevěděl, kolik různých vzorů faktur může být.

Dnes už ale není potřeba vytvářet skripty ke každému jednotlivému typu dokumentu. Díky využití neuronové sítě a deep learningu jsme dosáhli toho, že máme jednotný model a dokážeme vytěžit data i z takových vzorů faktur, které náš systém nikdy předtím neviděl. Systém už předpokládá, kde konkrétní informace na faktuře stojí, aniž by přesně znal daný vzor. Úplně nejlepší je nový typ dokumentu přidat do strojového učení, aby byla úspěšnost vytěžování dat co nejvyšší. Nikdy to není stoprocentní záležitost hned od začátku. Záleží na mnoha faktorech, jako je třeba kvalita naskenovaného dokumentu.

Úspěšnost vytěžování se tedy dá strojovým učením postupně zvyšovat?

Určitě. Systém je schopný rozpoznat data i z faktur, které nikdy neviděl, ale může tam docházet k nějakým chybám. Pokud klient zpracovává nezvyklé faktury, je na začátku spolupráce nejlepší systém rozšířit o jejich typické faktury. Stačí, aby nám klient poskytnul zpracované faktury, které nahrajeme do strojového učení. Dokážeme tak na typických fakturách klienta zvýšit úspěšnost nad běžných 92 % vytěžených dat a úspěšnost se postupně zlepšuje. Náš dlouhodobý cíl je 98 %.

Jak probíhá implementace Redque ve firmách?

Nejčastěji klienti využívají napojení Redque na jejich e-mailovou schránku, kam se zasílají e-maily s fakturami. Ta musí být dedikovaná přímo na fakturace. Redque si v pravidelných intervalech stáhne nově příchozí dokumenty, zkontroluje je, nahraje přímo do naší webové aplikace a začne s vytěžováním. Na uživatele už pak v aplikaci čekají vytěžené dokumenty k validaci. Digitalizované faktury pak mohou v aplikaci kdykoliv zpětně dohledat a nemusí je fyzicky archivovat.

Nabízíme ale i možnost napojení přes API rozhraní bez využití webové aplikace. Klient v tomto případě do Redque pouze zasílá dokumenty k vytěžení a zpátky mu přichází extrahovaná data. Ke kontrole vytěžených dat pak dochází až v účetním systému klienta.

Jan Králíček, produktový manažer Redque

Jan Králíček, produktový manažer Redque

V jaké situaci firmy volí napojení na Redque bez využití webové aplikace?

Když mají firmy už nějaký vlastní systém práce s dokumenty a nechtějí uživatelům přidávat další aplikaci, ve které by měli pracovat. Pokud ale potřebují, v naší webové aplikaci máme schvalovací workflow. Pro klienty, kteří nemají nějakým způsobem schvalování faktur vyřešené, je to ideální řešení. V aplikaci jsou i časová razítka, takže je možné rozpoznat, kdo a kdy s dokumentem pracoval.

Co je důležité pro klienty při výběru ideálního produktu pro vytěžování faktur?

Je to hlavně úspěšnost vytěžení dat. Spousta řešení na trhu totiž funguje tak, že klient musí daný systém nechat faktury učit od začátku. V prvních měsících tak časová úspora není žádná, je to pro něj dokonce náročnější. Naši klienti díky tomu, jak využíváme umělou inteligenci, oceňují, že náš systém sám dokáže zpracovávat data od začátku spolupráce.

Další, co klienty často zajímá, je využití schvalovacího workflow. Chtějí, aby vytěžená data z běžných faktur jen někdo zkontroloval a potvrdil, ale u faktur od některých dodavatelů nebo nad nějakou částku, potřebují, aby je kontrolovali nadřízení.

Pak se klienti ptají na export vytěžených dat do účetního systému. Nejčastěji jim zasíláme originální PDF soubor a vytěžená data do zabezpečených složek na jejich serveru, kde potom jejich IT nastavuje automatické nahrávání do účetního systému. Dokument se účetní zobrazí v systému, kde si otevře PDF soubor, a i jednotlivá pole už tam jsou předvyplněná.

A v neposlední řadě je pro klienty důležité, že u nás mají dostupnou zákaznickou podporu v češtině. Na dlouhodobé vztahy s klienty klademe velký důraz. Bez problémů se nám dovolají na mobil, osloví pomocí SMS, e-mailu nebo sociálních sítí.

Firmy si mohou produkt před zakoupením vyzkoušet i v demoverzi.

Ano, volně dostupné demo je z mého pohledu velmi důležité. Klienti se zajímali, jestli si Redque mohou nejprve nějakým způsobem vyzkoušet sami. V demu si mohou vyzkoušet nahrát českou fakturu a zjistit jak jim systém data vytěží.

Vyzkoušejte si demo aplikace Redque

Vyzkoušejte si demo aplikace Redque

Jaké jsou plány pro vývoj REDQUE do budoucna?

Plánujeme rozšiřování jazykových verzí, abychom mohli vytěžovat i faktury, které jsou v anglickém, německém nebo slovenském jazyce.

Klienti se také často ptají na účtenky, takže se určitě budeme chtít zaměřit i na ně. Systém je možné naučit vytěžovat i další dokumenty. Záleží na využitelnosti případných modelů.

A zabýváme se také vytěžováním položek z faktur. To se hodí klientům, kteří mají hromadné faktury s výčtem položek. Typický příklad faktury s položkami je nákup materiálu. Na faktuře je uvedeno číslo produktu, název, jednotková cena, cen celkem a DPH. Takto může být na faktuře desítky různých položek.

Díky vytěžení pak bude klient moci ve svém účetním systému již položky jen rozúčtovat na různá střediska dle potřeby.

Jak ses k práci na projektu Redque dostal?

Začal jsem v květnu minulého roku a rovnou jsem přicházel s tím, že budu dělat obchodní část aplikace Redque. Memos jsem poznal jako dodavatele IT řešení pro firmu, ve které jsem pracoval, a když jsem slyšel o Redque a vytěžování faktur, tak mě to hodně zaujalo.

Když si vzpomenu, kolik času různí lidé ve firmách musí strávit přepisováním dat z faktur, uvědomuji si, že jim můžeme výrazně pomoci. Baví mě klientům pomáhat ušetřit čas, snížit chybovost a zvýšit efektivitu práce. Memos vyvíjí i software na míru, takže umíme klientům navrhnout i kompletní systém dle jejich představ.

Máš nějakou osobní vizi, se kterou jsi do MEMOS Software přišel?

Chtěl jsem se vedle obchodu zaměřit i na zefektivňování procesů, což se mi tady daří, protože nedělám jenom obchod, ale aplikaci také testuji. Mám tak pohled uživatele a vliv na to, kam ta aplikace může směřovat. Moje vize je zbavit svět zbytečného přepisování dat. Pamatuji si to z předchozích firem a taková činnost nemůže bavit nikoho.

A máš i nějaké vývojářské zkušenosti?

Ne, ale přemýšlel jsem, že bych začal, protože pak může být jednodušší bavit se s kolegy vývojáři. Na druhou stranu jsou tu všichni v pohodě a rozumíme si, i když jim něco říkám jen jako uživatel. Vždycky se pochopíme a dojdeme k výsledku.

Patří IT a umělá inteligence obecně mezi tvoje záliby nebo po práci vypínáš úplně jinak?

Určitě je to něco co mě zajímá, o čem si čtu. Nejvíc mě zajímají samořiditelná auta. Už si tak 10 let říkám, kdy si budu moct sednout do taxíku a on se mnou odjede sám. Není to tak, že bych odcházel z práce a zapomněl, že existuje nějaká technologie nebo umělá inteligence, ale samozřejmě mě baví třeba sednout na kolo a jet si zajezdit někam do lesa. Člověk prostě jednou za čas potřebuje vypnout i od technologií.

Zvažujete, jestli se vám Redque vyplatí? Vyzkoušejte kalkulačku, díky které získáte rychlý odhad, kolik by vaše firma ušetřila. Nebo Honzu kontaktujte přímo, aby vám vytvořil cenovou nabídku na míru.

Kontakt

Proberte s námi vhodné řešení

    Jmenuji se
    Ozvěte se mi na

    Souhlasím se zpracováním osobních údajú podle GDPR