Jak si poradit, když pracuje na dálku celá firma?

Zpět

Home office je oblíbený benefit, který ocení třeba rodiče či kolegové, kteří by museli dojíždět daleko. Firmy jsou ale připravené spíše na jednorázové případy. Jak zvládnout situaci, kdy z domova pracují všichni? A otevře aktuální krize dveře častější spolupráci na dálku i po skončení přísných opatření?

Pokud se živíte duševní činností, pravděpodobně teď sedíte doma. Home office je účinnou prevencí proti koronaviru a aktuálně nezbytným opatřením, aby mohl váš tým dál fungovat a nevystavoval se zbytečnému riziku. Nad čím je dobré se zamyslet, aby vše šlapalo co nejlépe? Některé nástroje a metody jsou jasné, jiné by vás možná ani nenapadly.

Rozmyslete si pracovní dobu

Jednou z největších výhod práce z domova je vlastní rozvržení pracovní doby. Existují ranní ptáčata, od kterých dostanete mail už v 5:44 (viď Tadeáši!), ale také druh programátorů, který je schopen odmakat celou noční směnu, když se nadopuje dostatečným množstvím kofeinu, taurinu, nikotinu a bůhví čeho ještě. Každý má svůj nejvýkonnější časy jindy a je fajn toho využít. Víte ale, kde to má háček? Občas spolu potřebujeme mluvit!

Jednak kvůli spolupráci na projektech, ale také abychom se doma nezbláznili a věděli, co se v týmu děje. Proto se doporučuje zvolit si alespoň několik hodin denně, kdy je každý dostupný a může řešit společné věci. Díky tomu se projekty plynule posouvají dopředu a nikoho už nezaskočí, když si dopíšete článek, nabídku nebo kus kódu třeba v deset večer.

Nastavte způsob interní komunikace

Komunikace uvnitř firmy by měla být sladěná i při běžném provozu. A když všichni pracují z domova, platí to dvojnásob. Jakékoliv nedorozumění se dá většinou osobně rychle vyřešit, ale na dálku to může být oříšek. Často zbytečně. Stačí jen dohodnout si preferované kanály a postupy. Nejčastější jsou telefon, email, instantní messengery, videokonferenční aplikace a software pro řízení projektů. Jak je nejlépe využít?

  • Telefon

Nebojte, nebudeme vám vysvětlovat, co je to telefon. (I když leckomu by to pomohlo, protože zatímco do mobilů koukáme neustále, z telefonátů máme prý čím dál větší strach.)

Zavolat je vhodné, pokud potřebujete urgentně kolegu, který zrovna neodpovídá, či chcete probrat něco složitějšího. Někdy je opravdu jednodušší zvednout telefon, než vysvětlovat kontext v dlouhé zprávě. S voláním je ale dobré šetřit a brát ohledy na to, že příliš časté hovory ruší soustředění. Důležité informace si pak nezapomeňte zapsat, abyste se měli o co opřít.

  • Email

Maily využijete, když potřebujete psát více lidem najednou nebo připojit dokument. Existují ale efektivnější nástroje, jak komunikovat ve firmě. Proto se email hodí hlavně ke kontaktu s externími partnery. Určitě by ale neměl být náhradou za software na řízení projektů. Pokud řešíte vše přes email, strávíte s kolegy zbytečně moc času dohledáváním informací a ztratíte se v nich. Dobrým příkladem, kdy využít email pro interní komunikaci, je třeba oficiální oznámení či pozvánka na firemní akci. K ostatní komunikaci s kolegy ale raději využijte...

  •  Instantní messengery

Microsoft Teams, Slack, Skype, WhatsApp i Google Hangouts jsou ideální nástroje pro rychlou a efektivní komunikaci. V reálném čase se přes ně domluví i více kolegů najednou, zprávy můžete třídit dle projektů či týmů a snadno si předáte další soubory. Pokud jste zatím žádný komunikátor nepoužívali, teď je správný čas začít.

  • Videokonferenční aplikace

Některé výše zmíněné nástroje umožňují také videohovory. Dost možná už jste zvyklí volat přes Skype či Google Hangouts a umíte perfektně předstírat poruchu kamery, když vám to zrovna nesluší. Pokud celý tým pracuje z domova a je zvyklý na pravidelné porady, snadno je nahradí videokonference. I běžnější problémy můžete vyřešit (video)hovorem, ale je lepší domluvit si čas předem, aby se každý stihl připravit. Osobní call vám pomůže ujasnit si i to, co by v psané zprávě zaniklo. Pokud nechcete nic instalovat, ani nikoho školit, nejjednodušší bude asi Jitsi Meet.

  • Software pro řízení projektů

Softwarové nástroje pomáhají firmám s projektovým řízením už delší dobu, ale jejich přínos vyniká při spolupráci na dálku ještě více. S programy, jako jsou například Basecamp, Asana, Trello, či český nástroj Freelo, je řízení projektů, úkolů a lidí mnohem přehlednější. Jejich funkce můžete propojit s některými komunikátory (Teams, Slack...) nebo mohou být součástí vašeho CRM systému.

Výhodou je hlavně neustálý přehled úkolů a projektů, takže máte jistotu, že se na nic nezapomene. Většina aplikací umožňuje efektivní plánování a aktualizace v reálném čase, takže jakmile si na to jednou zvyknete, už nebude chtít fungovat jinak. Naučíte se rozlišovat svůj život spíš na "online" a "offline" místo tradičního "v kanceláři" a "doma".

Zajistěte vhodné sdílení souborů

Dokud nepotřebujete odesílat a sdílet více materiálů, tak to většinou neřešíte. Teprve, když email vrátí hlášku o nesmyslně velkém objemu dat v příloze, začíná se většina lidí ptát, kde že to máme ten server a co je to ta Úschovna. Skoro všechny uvedené aplikace mají možnost sdílení souborů, ale limity bývají malé a většinou se ani nehodí jako centrální firemní úložiště.

Pokud jen potřebujete jednorázově poslat větší objem dat, pomohou vám online služby jako WeTransfer nebo právě Úschovna. Ke společnému a bezpečnému uchování dokumentů ve firmě se ale hodí spíše server - ať už vlastní fyzický nebo ve formě externího cloudového uložiště.

Naučte se řídit sami sebe

Poslední bod, a možná ten úplně nejdůležitější, se týká vás samotných. Obzvlášť nejste-li zvyklí pracovat z domova. Není totiž vůbec neobvyklé, že člověk prostě neví "jak na to". Zrušením kancelářské rutiny odpadnou zdánlivě bezvýznamné rituály, které nám ale v práci pomáhají udržet pozornost. Nemusíte být tak extrémní, jako náš kolega Martin, který si svého času klidně nazul lakýrky a ustrojil kompletní oblek, aby se mu lépe pracovalo z domova a cítil se motivovaně. Některé návyky se ale vyplatí zachovat.

  • Nastavte si pravidla. Ať už vstáváte brzy, nebo si raději přispíte, snažte se držet pravidelný rytmus. Pravidelné krátké přestávky prospívají vašemu soustředění i zdraví, ale dejte si pozor na přehnanou prokrastinaci, ke které domácí prostředí svádí. Přeci jen šéf váš dopolední výkon ve Starcraftu asi nedocení.
  • Zařiďte si vhodné prostředí. Ne každý má doma vlastní pracovnu, ale zkuste najít klidné místo a poprosit ostatní, aby váš pracovní režim respektovali.
  • Rituály vám připomenou, že pracujete. Mohlo by se zdát, že vzít si ráno počítač do postele a pěkně to v pyžamu rozjet, je super nápad. Není. Dost pravděpodobně budete za pár minut zase spát. Naopak taková čistá košile a káva na uklizeném stole dělá divy. Ty lakýrky vám tentokrát odpustíme.
  • Omezte rušivé vlivy, multi-tasking i domácí práce. Chápeme, že řvoucí děti jdou někdy těžko odhlučnit a že ten koš se nevynese sám, ale snažte se držet svého plánu. Lepší než dělat od každého trochu - chvíli psát mail, chvíli mýt nádobí - je soustředit se vždy na jeden úkol, dokončit ho a teprve potom si dopřát změnu.
  • S organizací práce vám pomohou softwarové nástroje. Mnohé z těch uvedených umožňují rozplánovat si úkoly v čase, ale popravdě to zvládnete i v obyčejném Outlooku či Google kalendáři. Ze začátku se vám nebude chtít sepisovat práci do nějaké aplikace, ale odkliknout si splněný úkol a přesunout ho do sloupce Hotovo nakonec stojí za to.
Kontakt

Proberte s námi vhodné řešení

Mé jméno
Kontaktuje mě na