Inteligentní vytěžování dokumentů šetří čas i peníze

Zpět

Stále přepisujete faktury a jiné dokumenty ručně? Ztrácíte čas papírováním, místo toho, abyste se věnovali smysluplné práci? Tak s tím je naštěstí konec. Pokud si v neustálém kontrolování údajů a ručním vkládání dat přímo nelibujete, bude vás zajímat, jak si ušetřit starosti, snížit náklady a lépe pracovat s daty.

Dokázali byste svůj čas v práci využít lépe, nebýt nekonečného papírování? Samotná práce s dokumenty nám zabere v průměru 11 hodin týdně a více než polovina z toho je zcela zbytečná. Jistě, ve většině firem pracuje někdo zodpovědný za administrativu. Ale i fakturanti, právníci a účetní budou šťastnější, když se zbaví ručního přepisování dokumentů a jejich práce se stane pohodlnější i efektivnější.

Chybovat je lidské, ale nevýhodné

Papírová administrativa je málo efektivní nejen kvůli časové náročnosti, ale i při zpětném dohledávání a sdílení dat. Podle statistik se 7,5 % tištěných dokumentů navíc ztratí a další 3 % se archivují špatně. Bohužel ani administrativní pracovníci, kteří papírují za ostatní, nejsou zárukou úspory času (i když se snaží ze všech sil). Ze zmíněných 11 hodin týdně práce s dokumenty totiž 4 hodiny představují dohledávání a případně nahrazování ztracených dokumentů.

Dosáhnout vysoké produktivity bez automatizování rutinních činností je zkrátka utopie. S každým dalším dokumentem, který budete zpracovávat, budete postupně unavenější a chybička se prostě někdy vloudí (i když vypijete litr kávy za odpoledne, věřte nám). Software pro vytěžování dokumentů je naproti tomu s každou další fakturou chytřejší a v čase jeho spolehlivost roste. Stroj za vás jednoduše udělá rutinu lépe a vy se tak budete moci věnovat kvalifikovanější a více kreativní práci.

Čas jsou peníze

Víme tedy, že inteligentní vytěžování dokumentů snižuje chybovost při zpracovávání dokumentů více než dvojité espresso. Díky tomu se neplýtvá časem na jejich dohledávání a data jsou kvalitnější. Ale spolehlivější zpracování dokumentů není jediným důvodem, proč se v nejbližších letech očekává nárůst poptávky o software na inteligentní vytěžování dokumentů o 12 % ročně.

Investice do softwaru pro vytěžování dokumentů je výraznou firemní inovací a pomáhá zvýšit náskok před konkurencí. Software, který získává data z dokumentů, zrychluje jejich zpracovávání. Šetří tak čas, a tím pádem i firemní náklady. Aplikace Redque zvládne vytěžit jednu fakturu za 3 sekundy, zatímco zpracování jedné faktury ručně zabere přibližně 3 minuty. Zkuste si představit, kolik času ušetříte za měsíc nebo za rok. Čím více faktur, smluv, účtenek, dodacích listů, upomínek a dalších dokumentů ve firmě zpracováváte, tím rychleji se vám investice do softwaru vrátí.

Jak inteligentní vytěžování dokumentů funguje?

Software pro vytěžování dokumentů propojuje technologii pro optické rozpoznávání textu (OCR) s umělou inteligencí. Proto se zpracování dokumentů pomocí této technologie označuje za inteligentní. Aplikace nejprve identifikuje přijatý dokument a vytěží z něj všechny důležité údaje. Díky umělé inteligenci pochopí, co který údaj znamená, dovede ho správně zařadit a automaticky využít pro další práci s daty. Tvůrci Redque připravili infografiku, která celý proces znázorňuje.

 Všimli jste si posledního bodu v procesu zpracovávání dokumentů? Na uložení souboru s fakturou či smlouvou není zdánlivě nic zajímavého, jenže právě v archivaci dokumentů spočívá další výhoda digitalizace.

Zkusíte odhadnout, kolik 4-zásuvkových kancelářských kontejnerů byste potřebovali na 1 terabyte dokumentů v tištěné podobě? Rovných 1 500! Ať už máte archiv jakkoliv malý nebo velký, pronájem úložného prostoru či kanceláří obvykle stojí více než pronájem kapacity serveru.

Zabezpečení dat

S příchodem každé nové IT technologie pro firmy vyvstává také otázka zabezpečení dat. A inteligentní vytěžování dokumentů není výjimkou. Data, která dokumenty obsahují, jsou často citlivá, a tak je otázka zabezpečení pochopitelně důvodem k obavám. Při správném nastavení však zbytečným obavám.

  • Přihlašování

Současným standardem v otázce zabezpečení přihlašování je dvoufázové ověření. Proto aplikace Redque využívá přihlašování přes Google účet, což je jedna ze služeb, která tento bezpečnostní trend rozšířila v masovém měřítku. Další možností přihlašování je využití Active Directory, která poskytuje stejnou úroveň zabezpečení jako přihlašování do Windows.

  • Uživatelská oprávnění

Nejslabším článek v zabezpečení IT technologií jsou většinou právě uživatelé. Kromě zabezpečení přihlášení je tedy potřeba pracovat také na uživatelských oprávněních. Ať už se jedná o rozdělení přístupů do jednotlivých částí databáze, úrovni uživatelských oprávnění pro provádění jednotlivých akcí nebo potvrzení nově registrovaných uživatelů, které provádí administrátoři. To vše zabraňuje tomu, aby se konkrétní dokumenty nedostávaly do nepovolaných rukou.

  • Zabezpečení dat

Redque před útoky zvenčí chrání sama sebe tím, že jádro aplikace, a tím pádem ani samotná data, není součástí samotné webové aplikace. Data tak nejsou přístupná případným útočníkům, kteří by se i přes ochranu do webové aplikace dostali.

  • Zálohování a pravidelné aktualizace

Riziko ztráty důležitých dat existuje jak u tištěných dokumentů, tak u digitálního archivu. Díky dennímu zálohování na cloudu a pravidelným automatickým aktualizacím se však u Redque toto riziko eliminuje. Samozřejmě existuje i možnost ukládání dat na vlastní server. I v tomto případě je maximálně doporučováno pravidelné zálohování a aktualizace.

Zaujala vás aplikace Redque a chcete využít umělou inteligenci ke zpracovávání faktur a dalších dokumentů? Více informací najdete na www.redque.cz

Kontakt

Proberte s námi vhodné řešení

Mé jméno
Kontaktuje mě na