Klasifikace emailů v Microsoft Outlook
Zákazník požadoval vyvinout a integrovat add-in pro klasifikaci emailů do MS Outlook. Od nové funkcionality Outlooku očekávali naplnění vnitřních bezpečnostních požadavků, které zahrnují ochranu osobních údajů nebo obchodního tajemství podle platného práva. Jelikož jsme na našem trhu jedinou firmou specializující se na vývoj pro MS Outlook, byli jsme pro zákazníka správnou volbou.
Add-in pro Microsoft Outlook
Zákazník požadoval add-in do Microsoft Outlook, který by realizoval interní bezpečnostní požadavky. Žádný email nesměl být odeslán bez toho, aby byl nejprve označen úrovní citlivosti. Jednotlivé úrovně vymezovaly práva na čtení emailu. V případě, že zprávu omylem obdržel špatný adresát, byl vyrozuměn s právními důsledky zneužití emailu.
Každá zpráva, která úspěšně prošla bezpečnostním procesem, byla označena archivačními a skartačními informacemi, výčtem příjemců s povolením zprávu číst a textem, který informoval o povaze chráněného obsahu.
Funkční řešení realizace bezpečnostních opatření
Na základě mnohaletých zkušeností s integrací a vývojem pro Microsoft Outlook, jsme byli schopni účinně reagovat na zákazníkovy požadavky.
Pro lepší představu jsme vytvořili grafický návrh add-inu. Odesílání zpráv bylo zásadním způsobem pozměněno. Kdykoliv se uživatel pokouší odeslat zprávu (tlačítko Odeslat, klávesová zkratka nebo jakýkoliv jiný způsob), dojde k přerušení této akce. Bez našeho add-inu by se daný email ihned odeslal. My jsme navrhli řešení, kdy při odesílání emailu zobrazí klasifikační dialog s několika možnostmi nastavení.
Klasifikační dialog umožňuje nastavení úrovně citlivosti emailu. Podle zvolené klasifikace je možné nastavit uživatele, kteří mají oprávnění odesílaný email číst. Dialog samozřejmě umožňuje email odeslat i bez klasifikace. Dále je možné nastavit dobu uchování emailu v Microsoft Exchange serveru. Všechny tyto vyplněné položky se automaticky stanou částí těla emailu. V patičce emailové zprávy jsou tedy zobrazeny informace o zvolené klasifikaci a tedy i o uživatelích, kteří disponují oprávněním, které bylo vybráno odesílatelem.
Obr.č.1. Klasifikační dialog
Uživatel má v dialogovém okně možnost zvolit anglickou nebo českou verzi zobrazení dialogu. Automaticky je přednastavená verze dle jazyka používaného MS Outlook.
Informaci o zvolené klasifikaci emailu má adresát automaticky k dispozici i v předmětu zprávy. V seznamu příchozích zpráv má možnost hned vidět klasifikaci přijatých emailů. Klasifikace v předmětu zprávy je zobrazena v hranatých závorkách, tak aby nedošlo ke splynutí předmětu zprávy a zvolené klasifikace.
Další informaci o klasifikaci emailu má adresát v ribbonu (horní lišta) MS Outlook. Pro klasifikací označené emailové zprávy se v ribbonu zobrazí obrázek s názvem klasifikace.
Dle zvolené klasifikace se do patičky emailové zprávy přidává tzv. disclaimer. Jedná se o popis přijaté klasifikace s informacemi o činnostech a právních důsledcích v případě chybně odeslaného emailu.
Pro add-in byl vytvořen instalační balíček ve formátu MSI vhodný pro nasazení v rámci korporace. Add-in je možné nainstalovat jak do MS Outlook 2003, MS Outlook 2007 tak i do MS Outlook 2010 bez ohledu na používanou jazykovou verzi.
Obr.č.2. Zobrazení zápatí v emailu
Závěrem
Práce v Microsoft Outlook dnes umožňuje zaměstnancům pracovat v souladu s rámcemi bezpečnostních opatření, která společnost vyžaduje. Pro klasifikaci emailu je nutné pouze jedno kliknutí navíc oproti standardnímu nastavení Microsoft Outlook. Add-in tedy nezatěžuje zaměstnance při práci. Ostatní činnosti se dějí plně automaticky. Požadavky zákazníka byly splněny k jeho plné spokojenosti.
Navštivte naše stránky zaměřené na vývoj pro Microsoft Outlook pro získání dalších informací.
Trask solutions je přední konzultační a technologická společnost, která pomáhá svým klientům využívat informační technologie k rozvoji jejich podnikání a k rychlejšímu zavádění nových produktů a služeb. K tomu využívá důkladné znalosti segmentů působení svých klientů a dlouhodobě prověřené znalosti v oblasti integrace, konsolidace, zavádění, vývoje a správy IT řešení.